Les minutes de réunion peuvent être définies comme l`enregistrement écrit de tout ce qui s`est passé lors d`une réunion. Ils sont utilisés pour informer les gens qui n`ont pas assisté à la réunion sur ce qui s`est passé, ou pour garder une trace de ce qui a été décidé au cours de la réunion afin que vous puissiez le revoir et l`utiliser pour éclairer les décisions futures. Téléchargez notre liste de vérification des minutes de réunion pour les associations et les organismes à but non lucratif avec des exemples et apprenez à prendre de meilleures minutes. Il est préférable de joindre les documents de réunion et de documentation qui ont été mentionnés au cours de la réunion à la copie finale, plutôt que de résumer le contenu dans le procès-verbal. Suivez les règlements et protocoles de votre organisation pour le stockage des minutes. C`est une bonne idée d`avoir des copies de sauvegarde soit dans l`impression, un disque dur, ou (le meilleur cas) un portail de la carte. Dans votre rôle de Secrétaire, vous aurez essentiellement quatre étapes impliquées dans l`enregistrement des minutes de réunion efficaces. Vous devrez passer un peu de temps à planifier avant la réunion, prendre des notes pendant la réunion et rédiger un rapport formel après la réunion. Vous serez également responsable du dépôt et du partage des procès-verbaux de chaque réunion. Habituellement, l`un des premiers points d`un ordre de travail ou un ordre du jour d`une réunion est la lecture et l`approbation du procès-verbal de la réunion précédente. Si les membres du Groupe conviennent (généralement par consentement unanime) que les procès-verbaux écrits reflètent ce qui s`est passé lors de la réunion précédente, ils sont approuvés, et le fait de leur approbation est consigné dans le procès-verbal de la réunion en cours. [20] s`il y a des erreurs ou des omissions significatives, le procès-verbal peut être remanié et soumis à nouveau à une date ultérieure.

Des modifications mineures peuvent être apportées immédiatement en utilisant les procédures de modification normales, et le procès-verbal modifié peut être approuvé «tel que modifié». [20] il est normalement opportun d`envoyer un projet de copie du procès-verbal à tous les membres avant la réunion afin que la réunion ne soit pas retardée par une lecture du projet. [18] pour maintenir votre statut d`entreprise, tous les États exigent que votre société satisfasse à certaines formalités commerciales. Les minutes d`entreprise enregistrent ces actions officielles afin que vous puissiez maintenir votre statut. Il est essentiel que votre entreprise enregistre des procès-verbaux d`entreprise pour tous les actionnaires officiels et les réunions du Conseil d`administration. Ce document est parfois appelé un format de minutes de réunion, des minutes de réunion ou des minutes de société. Ce modèle de procès-verbal de réunion du personnel aidera à tenir les réunions organisées et dans les délais. Il y a place pour que l`ordre du jour de la réunion soit exposé en détail, et un calendrier peut être alloué pour chaque point de l`ordre du jour. Les questions soulevées lors des réunions précédentes peuvent être abordées en même temps que de nouveaux points de l`ordre du jour et des informations sur les formations du personnel.

Vous pouvez également noter quels membres du personnel assistent à la réunion et qui facilite. Toujours être conscient que le but de prendre des procès-verbaux de réunion est de refléter les véritables intentions du Conseil et qu`ils sont un dossier officiel et légal. Étant donné l`étendue des détails et la complexité du processus associé à la documentation appropriée des minutes de réunion, de nombreuses organisations trouvent à l`aide d`un outil, tel que le logiciel de portail de carte, contribue à rendre ce travail plus facile et plus efficace, et peut finalement élever performance organisationnelle. Aussi grave que soit le travail, la tâche de prendre et de préparer des procès-verbaux est une expérience enrichissante et édifiante.